Diamanti in carta straccia: 10 suggerimenti per affrontare un eventoTweet

di Filippo Ronco

Ogni anno, dopo la chiusura di Terroir Vino, invio alle aziende una e-mail chiedendo come si siano trovati, quali siano stati i punti di forza e quali le cose da migliorare. Generalmente i riscontri sono di due tipi:

• l'entusiasta: "semplicemente fantastico, tienimi il posto per il prossimo anno";
   
• il deluso: "si c'era molta gente, organizzazione perfetta ma non ho concluso nulla".

Altri non rispondono perché magari non hanno tempo o voglia.
Dal momento che non facciamo queste cose per puro divertimento - anche se pure questo aspetto è importante per la soddisfazione generale - ma soprattutto per cercare di far conoscere prodotti degni di nota a operatori e pubblico e fornire un servizio concreto alle aziende che presentiamo, credo che un piccolo "tutorial" su come migliorare le proprie performance durante la nostra manifestazione (ma i suggerimenti qui contenuti valgono ovviamente per qualsiasi altro evento) possa rivelarsi utile. Si perché, se hai curato ogni dettaglio al meglio, se ha partecipato un ampio e selezionato pubblico, se operatori e comunicatori non mancavano, insomma, se hai fatto tutto come dovevi ma comunque alcuni non sono riusciti a concretizzare, allora c'è qualcosa che non va (crisi a parte, che qui siamo tutti ottimisti, 'né vero?!).


Premessa: preparare la manifestazione

E' il concetto che raggruppa tutte le specifiche che seguono e che penso stia alla base della buona riuscita di ogni manifestazione. Qualsiasi sia stata l'attività svolta da parte dell'organizzazione prima dell'evento, sono convinto che per ottenere risultati sia indispensabile "preparare" la manifestazione anche da parte dell'azienda. Consci del fatto che l'organizzazione deve sempre essere la prima a mettersi in discussione, penso anche che spesso chi si lamenta è di solito chi non ha assolutamente fatto nulla fino al giorno dell'evento. Arriva, si mette a braccia conserte dietro il banco e attende, attende...e attende...magari invocando la divina provvidenza.

Purtroppo in una situazione di questo tipo, possiamo aver portato lì anche il più noto dei giornalisti, la più folta schiera di blogger o il più nutrito numero di ristoratori o importatori intenzionati a conoscere novità ma con grande probabilità - anzi, temo sia una certezza - non sarà probabilmente da questo tipo di azienda che queste persone si dirigeranno come primo obiettivo.


1) I Contatti

La prima e più importante cosa che un buon organizzatore cerca di fare è di non fare molto chiasso e di veicolare la comunicazione al meglio per fare in modo di portare all'evento solo o soprattutto il tipo di visitatore che l'espositore si aspetta: l'operatore / potenziale comunicatore o acquirente. Nello specifico TigullioVino si occupa di coprire non solo la Liguria ma anche tutto il centro nord Italia e buona parte del sud con inviti mirati a ristoranti, enoteche e hotel (con ristorante). E' uno dei compiti fondamentali dell'organizzazione. Ma... vi  è mai capitato di ricevere un invito ad una manifestazione direttamente da un'azienda ? Ecco, questa è la parte che spesso molti dimenticano o omettono, per mancanza di tempo, pigrizia o chissà cos'altro. L'anno scorso mi è capitato addirittura di vedere, in parallelo agli inviti cartacei inviati da TigullioVino, arrivare anche inviti mirati preparati ad hoc da alcune aziende a tutti i loro clienti in zona. Non dico di arrivare a tanto ma due telefonate nei 10-20 giorni prima dell'evento quelle le può fare chiunque.


2) La disponibilità di una rete commerciale in zona e il livello di impegno della stessa prima, durante e dopo la manifestazione

Non è fondamentale - soprattutto per i più piccoli o per chi si affida unicamente alla vendita diretta o ad un singolo distributore - ma spesso chi può contare su agenti o distributori capaci e preparati che si sbattono per loro prima, durante e dopo l'evento, con grande probabilità faranno affari o riusciranno a curare i contatti già esistenti meglio di chi non avrà alcun tipo di supporto e dovrà quindi fare tutto da solo.


3) Notorietà acquisita Vs/ notorietà conquistata

E' ovvio che alcune aziende che godono di notorietà già acquisita, sia per la lunga storia e tradizione, sia per l'eccellenza provata e indiscussa dei propri prodotti saranno probabilmente già nel "mirino" di molti visitatori. Il loro spazio sarà facilmente preso d'assalto - in particolare dal pubblico - e il passaggio di clienti sarà probabilmente continuo e naturale nell'arco di tutta la durata della manifestazione. Parliamo di aziende che hanno giù una storia, rapporti e clienti ormai consolidati nel corso degli anni. Bene ma se la mia azienda è nuova o comunque ancora poco conosciuta ? Come fare in modo che qualcuno si fermi da me ? Come invogliarlo ad assaggiare i miei prodotti piuttosto che quelli di un altro ? Come far decidere qualcuno di voler comunicare la mia azienda ? Semplice (si fa per dire), conquistandosi una certa notorietà. Notorietà che - badate bene - può anche essere molto limitata nell'estensione ma molto efficace nel target che va a colpire, la famosa "nicchia".


4) Essere "rimarchevoli" (o almeno provarci)

Purtroppo il comunicato stampa non basta.
Ferma la necessità di avere prodotti di ottimo livello - prerequisito fondamentale - l'obiettivo dovrebbe essere quello di creare "un caso" intorno alla propria azienda o per lo meno incuriosire qualcuno su di noi o sui nostri prodotti per qualche motivo. Ecco questo potrebbe aiutare molto. La domanda che un'azienda dovrebbe costantemente porsi secondo me è la seguente: perché io dovrei essere più interessante di un altro produttore che produce la stessa tipologia di vini nella medesima zona a prezzi analoghi ? Se siete in grado di rispondere a questa domanda, puntate tutto o buona parte su questo e sarete rimarchevoli. In fondo un buon motivo (ne basta 1 soltanto), è sufficiente per essere ritenuti "rimarchevoli" dal nostro potenziale visitatore / cliente.


5) Usare la rete...

Per farsi conoscere, il metodo più veloce - attenzione, non il più semplice - è usare la rete e usarla come si deve. Usare il proprio sito / blog, i forum, i social network. A tal proposito, segnalo un link dove trovate molti dei suggerimenti dati agli abitanti di vinix che penso potrebbero fare comodo anche a tanti produttori che si affacciano per la prima volta sulla rete e vogliono iniziare ad intavolare una conversazione online: http://www.vinix.it/help.php
E' una pagina zeppa di suggerimenti, consigli e tutorial che può essere veramente utile a chi è alle prime armi e desidera partire con il piede giusto.


6)...e i modi della rete

Occorre avere seriamente intenzione di confrontarsi e farsi conoscere per davvero. Immaginate di aprire la porta di casa - ehm.. della cantina, pardon - ad un occasionale sconosciuto. Come lo trattereste, di cosa gli parlereste, in che modo vi relazionereste con lui ? Ecco in rete dovreste cercare di usare la stessa apertura, meno aziendalese e più cuore. Abbandonate i comunicati stampa - in particoalre quelli inutili e noiosissimi che comunicano che avete vinto questo o quel premio - ma cercate di confrontarvi su temi a voi cari e se possibile porre le basi per la nascita di relazioni sociali.


7) Attività premeeting e sinergia tra le varie attività di comunicazione

Prima della manifestazione può essere una buona idea creare le basi per essere già noti, visti o quantomeno "sentiti" in giro. Se già svolgo abitualmente presentazioni dei miei prodotti o cene o degustazioni dove offro la possibilità di farmi conoscere, unire una o più di queste iniziative alla mia futura presenza alla manifestazione può certamente giocare a nostro favore. Se la mia azienda è molto piccola e poco conosciuta, può anche bastare una piccola serata in un ristorante o in un'enoteca di zona dove un certo numero di persone abbiano l'opportunità di apprezzare i miei vini - ricordate che ogni persona conosce altre persone alle quali potenzialmente potrà parlare di voi se sarete stati per loro in qualche modo "rimarchevoli" - se avrò fatto almeno una di queste cose, allora forse avrò maggiori possibilità rispetto a chi non ha fatto assolutamente nulla nel periodo pre-meeting. Se spedisci una newsletter ai tuoi clienti, ricordati di comunicare loro che ti potranno trovare nel tal luogo il tal giorno. Se hai un'area news ed eventi sul tuo sito, ricordati di segnalare tutti gli appuntamenti ai quali prendi parte. Se invii spesso e-mail, metti in fondo alle stesse, con la tua firma, la segnalazione del prossimo appuntamento a cui parteciperai.

Allo stesso modo, se sei diventato un protagonista o almeno svolgi un ruolo attivo nella conversazione online, avrai certamente la tua nicchia di estimatori fedeli che verranno a trovarti e con loro, quasi certamente porteranno altri che a loro volta potranno anche tramutarsi in contatti di lavoro.


8) Avere un "secondo"

Non è una buona idea presentarsi al meeting da soli.
Compatibilmente con le energie disponibili in famiglia / azienda e indipendentemente dalla disponibilità di uno o più commerciali che possano a loro modo aiutarci - prendete definitivamente nota a tal proposito che l'essere accompagnato al banchetto di un espositore da un agente è una delle cose che un ristoratore soffre di più nella vita, lasciateli arrivare da soli, dategli un motivo per farlo ! - è sempre bene cercare di essere presenti in due nella propria postazione. Può capitare infatti che in momenti di particolare "calca" alla propria postazione, non si possa seguire al meglio la persona che magari meritava attenzione e che magari passata in quel momento non rivedremo più se non avremo saputo cogliere l'attimo. In due le cose sono più semplici, uno fa assaggiare, l'altro parla e comunque è più facile darsi il cambio e poter gestire meglio il lavoro.


9) Non abbandonare la tua postazione

Mi ha colpito una coincidenza. Alcuni tra gli espositori del tipo "non ho concluso nulla" erano gli stessi che con mia sorpresa durante la giornata vedevo spesso fuori dall'area espositiva a fumare. Non cinque minuti, ore e parliamo di sale colme di gente in continuo movimento. Salvo una boccata d'aria veloce o un bisogno fisiologico impellente che richiede la vostra improrogabile attenzione, cercate se possibile di evitare assolutamente entrambi questi comportamenti:

• assentarvi dalla vostra postazione durante la manifestazione
• abbandonare la vostra postazione prima della "fine dei giochi".

Non c'è niente di peggio, per un operatore o visitatore che si trovi a passare nelle vostre vicinanze, dell'immagine della postazione abbandonata (ancora, l'importanza di essere in due). Un'immagine che inevitabilmente trasferisce un senso di non curanza, trascuratezza e disattenzione ancora prima che verso i propri potenziali fruitori, verso sé stessi. Si tratta di una giornata, dedicatevici appieno, non trascurate nulla e prendetevi anzi nota di ogni contatto chiedendo l'indirizzo e-mail per ricontattarli agevolmente al vostro rientro.

Andarsene prima del tempo invece, può farvi perdere il contatto della giornata e comunque il momento più rilassato, gioviale, divertente della giornata, quello durante il quale spesso le relazioni nascono anche molto più facilmente, un po' per la minor calca, un po' per il clima euforico che grazie ai molteplici assaggi ed alla maggior informalità naturalmente si produce ad una certa ora e che non può che favorire eventuali incontri latenti.


10) Lasciare un ricordo positivo, un segno, un motivo per essere ricordati

Bisognerebbe cercare di lasciare un ricordo di sé.
La migliore delle ipotesi è che il ricordo sia rappresentato dal nostro prodotto ma tante, tantissime volte, per quanto il prodotto sia buono questo non basta. A volte a stimolare l'acquisto o la decisione di diventare clienti fissi di un produttore è più il grado di empatia con lo stesso. Siate aperti, siate umili, siate desiderosi di comunicare la vostra passione se l'avete.


Il succo: le manifestazioni, dalla più grande alla più piccola, vanno preparate e l'esito delle stesse dipende in egual misura da una perfetta regia organizzativa e dall'impegno pre-evento profuso dalle stesse aziende. Questo post nasce dal confronto epistolare con Giovanni Trovati, un eccellente produttore di olio extravergine di oliva e pesche di Leonforte e per questo lo ringrazio. Chissà che il nostro confronto, prima privato e ora così esteso, possa essere d'aiuto ai più.


[Foto credit: Terroir Vino, album di Mirco Mariotti]